1. Definisikan terlebih dahulu hasil yang ingin Anda dan pihak lawan peroleh
Jangan pernah mulai melakukan negosiasi tanpa pertama kali menanyakan kepada diri Anda, “Apa hasil yang bagus buat diri saya? Apa yang saya butuhkan, dan bagaimana saya memprioritaskannya?” Cobalah mengajukan pertanyaan yang sama terhadap perspektif pihak lawan.
Tanpa memahami kepentingan diri Anda dan pihak lain, Anda tidak bisa menentukan hasil negosiasi yang baik bagi diri Anda ataupun pihak lain. Kesulitan bisa saja terjadi. Untuk mengetahui hasil yang diinginkan pihak lain tersebut, terutama jika orang itu menyemburiyikannya. Dialog selama proses negosiasi seringkali bisa mengungkap kepentingan kedua belah pihak, kendatipun tidak selalu – khususnya dalam negosiasi win-lose (distributive deal). Bilamana Anda tetap saja kesulitan mengetahui kepentingan pihak lain, gunakan setiap peluang komunikasi untuk “mengira-ngira”-nya.
2. Identifikasi peluang penciptaan nilai potensial
Dalam proses negos.asi, ada konsep yang disebut dengan BATNA (best alternative to a negotiated agreement) alias alternative terbaik dari kesepakatan negosiasi. Konsep ini dikembangkan oleh roger Fisher dan William Ury, yang merujuk pada tindakan yang harus diambil jika negosiasi gagal mencapai kesepakatan.
Sekali memahami apa hasil yang diinginkan dari proses negosiasi, maka Anda bisa mengidentifikasi wilayah kesepakatan, peluang untuk berkompromi dan cara-cara untuk membuat pertukaran terbaik. Sebagai contoh, jika Anda bernegosiasi tentang jam kerja seorang karyawan –sebut saja Stella- yang menginginkan keseimbangan waktu kerja dengan kehidupan keluarga, maka sebagai orang HR Anda harus mempersiapkan diri dengan alternatif yang memungkinkan kedua belah pihak – kalau tidak seluruhnya – tujuan mereka.
3. Identifikasi kemungkinan akibat gagalnya negosiasi dan harga yang mungkin untuk dibayar
Untuk mempersiapkan diri bernegosiasi, Anda harus menentukan alternatif terbaik jika terjadi kegagalan (BATNA) – baik alternatif dari sisi Anda maupun pihak lain. Dengan memahami seluruh pilihan alternatif itu, maka persiapan negosiasi bisa difokuskan pada hal itu.
4. Meningkatkan kualitas alternatif tersebut.
Setiap upaya untuk meningkatkan kualitas alternatif terbaik dalam setiap negosiasi akan menaikkan posisi tawar Anda. Dalam kasus Stella di atas, Anda bisa meningkatkan alternatif terbaik tersebut dengan mempersiapkan diri untuk bertemu dengan Stella. Caranya? Anda bisa mengidentifikasi orang lain yang mau menggantikan posisinya bila yang bersangkutan terlalu sulit diajak berunding. Posisi tawar terkuat dari Stella adalah perannya yang penting untuk memuluskan gerak kerja unit tersebut. Sekali dia bisa digantikan, maka kekuatan itu akan kehilangan tenaga.
5. Antisipasi isu-isu terkait dengan otoritas.
Dalam negosiasi, harus benar-benar diyakinkan bahwa mitra Anda dalam bernegosiasi memiliki otoritas penuh untuk membuat sebuah kesepakatan. Sebagai profesional HR, barangkali Anda harus berhadapan dengan sejumlah situasi negosiasi di mana sulit sekali memastikan apakah kita sedang berhadapan dengan pengambil keputusan sesungguhnya atau tidak. Sebagai contoh, Anda bertugas untuk menjamin kontrak dengan sebuah perusahaan besar yang menyediakan manajemen manfaat (benefit) atau jasa training, orang yang dikirim perusahaan untuk berbicara dengan Anda mungkin bukan pengambil keputusan final.
Dalam kasus seperti ini, usahakan untuk mengetahui siapa sebenamya pengambil keputusan sebenarnya. Jangan ragu untuk menanyakan, “Siapa yang mengambil keputusan akhir!” Bilamana orang dimaksud selama ini tidak aktif berpartisipasi dalam negosiasi, usulkan agar orang tersebut ikut dalam negosiasi dengan cara yang sopan. Kalau orang tersebut ikut dalam diskusi, pastikan bahwa ia terlibat penuh. Ini sangat berguna untuk menghilangkan kesalahpamahaman dan menghemat waktu.
Juga, cobalah ketahui bagaimana pihak yang satu mengarnbil keputusan. Apakah keputusan dibuat individu, sebuah tim, atau komite? Apakah keputusan harus disebarluaskan terlebih dahulu ke dalam organisasi untuk satu atau dua minggu? Jangan pernah malu bertanya secara tegas, “Seperti apakah proses pengambilan keputusan biasanya dilakukan untuk hal semacam ini?”
Pada praktiknya, Anda tidak mungkin selalu bisa bernegosiasi dengan individu (atau komite) yang memiliki otoritas final. Bahkan, negosiasi yang dilakukan Presiden sekalipun – yang sering dianggap orang paling kuat sekalipun – harus memperoleh persetujuan dari DPR. Dalam kasus semacam ini, pahami posisi tawar negosiator dengan segala konstelasinya. Bisa saja individu negosiator bebas mendiskusikan kepentingan perusahaannya dan mengeksplorasikan opsi kreatif.
6. Pelajari apa saja yang bisa tentang pihak lain.
Negosiasi merupakan aktivitas antar individu. Para negosiator tangguh akan selalu berusaha mempelajari apa saja tentang pihak lain. Siapa sebenarnya orang itu? Apakah dia negosiator berpengalaman atau pemula? Apakah mereka tergolong agresif atau seorang yang tidak mau berkonflik? Apakah kultur organisasi mereka tergolong birokratik atau sangat lincah? Apakah ia memiliki otoritas untuk mencapai kesepakatan, ataukah dia harus melapor dulu kepada bosnya untuk menunggu instruksi dan persetujuan? Dan, yang paling penting, apa yang ingin dicapai dari negosiasi ini dan berapa penting negosiasi terhadap bisnis mereka?
Bila Anda bernegosiasi dengan individu perorangan – pencari kerja, karyawan, eksekutif perusahaan, bos Anda, atau seorang konsultan – langkah persiapan semacam ini juga perlu Anda lakukan. Untuk menempatkan posisi Anda sangat kuat dalam negosiasi, Anda tetap perlu mengantisipasi kepentingan, tujuan, perhatian, dan harapan pihak lain. Isu ini sama pentingnya dengan iso soal otoritas di atas. Semakin tahu Anda tentang orang itu, semakin baik kemampuan Anda mewujudkan kesepakatan yang memenuhi harapan kedua belah pihak.
7. Membangun fleksibilitas ke dalam proses.
Layaknya banyak bagian dari kehidupan, negosiasi tidak selalu berlangsung sesuai perkiraan atau mengikuti garis linear. Kadangkala hubungan yang dibangun menjadi rusak. Perkembangan yang tidak bisa diantisipasi bisa menyebabkan satu pihak menarik diri atau membekukan pembicaraan. Temuan terhadap peluang baru bisa mendorong pihak lain untuk bersikap lebih keras dalam negosiasi. Perkembangan semacam itu bermakna, kedua pihak harus mempersiapkan diri untuk terus maju tanpa adanya peta jalan yang jelas. Mereka harus melatih diri bersabar, karena banyak negosiasi baru rampung setelah rangkaian proses maju-mundur.
